Клиенты и рецепты

Раздел Клиенты — это база салона: карточка человека с историей покупок и рецептами, запись на приём и список обзвона. На этой странице — как найти клиента, завести карточку, добавить рецепт и обезличить персональные данные.

Три вкладки внутри — три части работы с людьми: База (кто у вас есть), Запись (кто придёт), Обзвон (кому звонить сегодня).

Как найти человека

В базе могут быть тысячи карточек, поэтому нужного человека ищут поиском: начните набирать фамилию или телефон — список сузится уже после нескольких букв.

Если нужен не конкретный человек, а группа, помогут кнопки над списком:

• VIP и Постоянные — клиенты с категорией, которую вы поставили вручную;
• Новые — те, кто ещё ничего не купил.

Клиенты, разрешившие рекламные рассылки, отмечены в списке зелёным.

Щелчок по заголовку ФИО или Регистрация меняет порядок списка, повторный щелчок переворачивает его. По дате регистрации первым щелчком показываются самые свежие карточки — обычно нужны именно они.

Как завести клиента

Кнопка Добавить справа сверху.

Обязательны только фамилия, имя и телефон для связи. Всё остальное — отчество, дата рождения, пол — заполняется, если известно. В карточке также хранятся скидка, категория и источник — откуда человек узнал о салоне.

Согласие на обработку данных

Без галочки согласия карточку завести нельзя — этого требует закон. Дата согласия сохраняется в карточке.

Отдельно стоит галочка согласия на рекламные рассылки: без неё программа не будет слать человеку напоминания о замене линз и поздравления с днём рождения. Спросите об этом сразу — потом придётся звонить.

Если клиент просит, карточку можно обезличить.

Перенос базы из другой программы

Если вы переходите с другой системы, карточки не вводят руками. Кнопка Импорт принимает файл Excel или PDF-выгрузку старой программы (UMAG): фамилия, имя, телефон. Импорт идёт файлом, а не по одной карточке.

Кнопка видна только руководителю.

Карточка клиента

Щелчок по строке открывает карточку.

В ней собрана история человека: заказы и покупки, рецепты, бонусы, скидка, категория, источник, записи на приём и заметки врача.

Рецепты — это история, а не поле

Новый рецепт не затирает старый: все рецепты лежат списком с датами, и по ним видно, как менялось зрение. При жалобе на новые очки её сравнивают с прошлым рецептом. Рецепт неизменяем — правка создаёт новую запись, старая остаётся в истории.

Чтобы добавить рецепт, нажмите Новый рецепт в карточке. Заполняются привычные поля — сфера (SPH), цилиндр (CYL), ось (AX), аддидация (ADD), межзрачковое расстояние (PD) — отдельно для правого и левого глаза.

Оптическую часть рецепта видит продавец. Медицинская часть — жалобы, анамнез, диагноз и заключение — доступна только врачу и руководителю.

Бланк рецепта на руки

У каждого рецепта в карточке есть кнопка Печать. Она печатает бланк, который клиент забирает с собой: оптика обоих глаз, PD, назначение, дата, срок действия и кто выписал. Медицинская часть на бланк не попадает, даже если печатает врач: бумага уходит из салона.

Если цифры получены на авторефрактометре или замерены по старым очкам, бланк называется «Результаты замера зрения» и несёт пометку, что это не назначение врача. Так клиент и другая оптика не примут замер за рецепт.

Рецепт из другого места

Если клиент принёс рецепт из другой оптики или поликлиники, его тоже заводят в карточку — с пометкой, чей он. Так при переделке будет видно, по чьему рецепту делали.

Медицинские заметки

Заметки врача видит только врач. Они хранятся зашифрованными, а каждый просмотр записывается в журнал — это требование к медицинским данным. Продавцу заметки не показываются.

Запись на приём

Вкладка Запись — календарь на день и неделю. Записывают к врачу на осмотр, на подбор линз или на выдачу заказа.

Время врача занимается: двоих на один час не записать. Человека с улицы можно записать по имени и телефону — заводить карточку для этого не обязательно.

Обзвон

Вкладка Обзвон — список тех, кому нужно позвонить сегодня. Он собирается сам:

• заказ готов и лежит, а человек не приходит;
• клиент записан на завтра — напомнить;
• вчера не пришёл на запись.

Вести этот список руками не нужно. Отметка о звонке убирает человека до завтра, чтобы второй продавец не набрал его через час после первого.

---

Дальше: Заказ: от подбора до выдачи