Настройки и сотрудники

Страница про раздел «Настройки» — семь вкладок, которые видит только руководитель: филиалы, сотрудники, поставщики, акции, сроки и скидки, уведомления и журнал. Прочитав её, вы будете знать, где задать реквизиты филиалов и логотип для бланков, роли сотрудников, режим фискализации, сроки изготовления, лимит скидки продавцу и тексты сообщений клиентам.

Филиалы

Салоны, склады и цеха вашей сети. У каждого филиала свои остатки, касса и заказы. В карточке указываются название, город, адрес и телефон — адрес и телефон попадают в печатные формы. Поле «Тип» задаёт роль точки: салон продаёт и держит свой остаток, склад закупает и распределяет товар, цех собирает заказы.

Можно загрузить свой логотип филиала: тогда на бланках этой точки будет он, а не общий логотип организации. Логотип организации задаётся ниже, на вкладке «Сроки и скидки». Картинка принимается в PNG, JPEG или WebP размером до 256 КБ. В шапке бланка печатаются название организации и её БИН.

Номера заказов у каждого филиала свои, с собственным префиксом — он собирается из названия. «AB-00012» сразу говорит, где заказ оформили. Префикс можно задать вручную, до четырёх знаков. Уже выданные номера не меняются: новый префикс действует со следующего заказа.

Фискальные чеки: кто их бьёт

У каждого филиала выбирается способ:

Способ	Что происходит
Пробиваем вне программы	Чек выдаёт ваша касса: Kaspi Pay или отдельная ККМ. Программа ведёт учёт продаж и в фискализацию не вмешивается. Так стоит по умолчанию
Через программу	Чек должен уходить в налоговую из программы, для этого к филиалу подключается касса Webkassa. Режим в программе есть, но боевой ключ провайдера ещё не подключён — из программы чеки пока не отправляются

Большинство салонов работает по первому пути: в Kaspi Pay касса уже встроена и зарегистрирована на ваш БИН. Программа в этом случае считает заказы, склад и деньги, а фискальный документ остаётся за вашей кассой.

Что важно помнить при работе через Kaspi Pay

Сумму придётся набрать дважды — в Kaspi и в программе. Возврат тоже делается в двух местах: деньги возвращает Kaspi, товар возвращаете в программе. И комиссия Kaspi в выручке программы не учитывается: у нас сумма заказа, а на счёт придёт немного меньше.

Чек коррекции программа формирует только во втором режиме. Если чеки выдаёт ваша касса, коррекцию оформляйте в ней — документ из программы в налоговую не попадёт.

Подключение кассы и вопросы по нему — в WhatsApp. Логин и пароль кассы вводятся один раз, хранятся в зашифрованном виде и обратно не показываются никому, включая нас.

Сотрудники

Добавьте сотрудника: имя, телефон, роль, филиал. Больше ничего делать не нужно — скажите ему, что завели, а войдёт он сам: откроет программу, введёт свой номер и получит код в Telegram. Передавать пароли и коды не приходится, а значит, и терять их негде.

Права задаёт роль:

Роль	Что открыто
Руководитель	Всё: отчёты, настройки, закупочные цены, сотрудники
Продавец	Свой филиал: клиенты, заказы, товары, склад, касса. Закупочные цены и отчёты о марже ему не показывают
Врач	Клиенты, рецепты и заказы — без денег и склада
Мастер	Только задания в цех через Telegram-бот, в программу не заходит

Роль и филиал — разные вещи: роль решает, что сотруднику можно, филиал — где он работает.

Заведение сотрудника мы попросим подтвердить кодом: новый сотрудник — это новый доступ ко всей картотеке, и одной открытой вкладки для этого мало.

Роли и что они открывают — в разделе Кто что видит.

Уволился сотрудник

Не удаляйте его, а деактивируйте. Заказы, которые он оформил, останутся с его именем — иначе история продаж потеряет автора. Войти он больше не сможет.

Поставщики

Название, телефон, контактное лицо. Поставщик указывается в карточке товара — и тогда заявка уходит к нужному человеку сама.

Акции

Скидочные акции и промокоды: процент или сумма в тенге, срок действия, на какие товары распространяется. Акция может работать всегда или в заданный период, срабатывать в день рождения клиента или по промокоду.

Сроки и скидки

Сроки изготовления в рабочих днях задаются по видам работ: однофокальные линзы, прогрессивные, линзы под заказ, ремонт. По ним программа считает дату, которую продавец обещает клиенту. Праздники и переносы Казахстана учитываются сами, а работает ли ваш цех по субботам, вы указываете отдельно.

Гарантия — сколько месяцев печатается в гарантийном талоне. По умолчанию 12 месяцев.

Лимит скидки продавца — больше него он скидку дать не сможет. Если поле пустое, ограничения нет.

Наценка по умолчанию — подставляется при заведении товара, по умолчанию 100 %.

Логотип организации — общий для всех филиалов; филиал может загрузить свой.

Тревоги в Telegram

Здесь же настраивается, о чём вам сообщать:

Настройка	По умолчанию
Тревожить со скидки	20 %
Тревожить со списания	50 000 ₸ по себестоимости
Тревожить с выемки наличных	20 000 ₸

Ноль отключает проверку по сумме. Исключение — причина «пропало» при списании: она доходит всегда, потому что это сообщение не о деньгах.

Чтобы тревоги приходили, привяжите Telegram: кнопка в этой же вкладке.

Бонусная программа

Начисление бонусов за покупки и их списание при оплате. По умолчанию программа выключена — включаете сами. Задаются процент начисления (до 30 %), срок жизни бонусов (от 1 до 60 месяцев) и максимальная доля чека, которую можно закрыть бонусами (до 90 %).

Уведомления

Тексты сообщений клиентам: заказ готов, напоминание о записи, поздравление с днём рождения, напоминание о замене контактных линз.

Тексты можно переписать под свой салон — рядом показаны исходные, чтобы было видно, что можно вернуть. Есть версии на русском и казахском. Длина проверяется: одно SMS — до 70 знаков кириллицей, более длинное считается за два сообщения.

Здесь же сохраняются данные учётной записи SMS-оператора: логин, пароль и имя отправителя. Пароль хранится в зашифрованном виде. Пока учётная запись не введена, сообщения клиентам не уходят — они помечаются как неотправленные, а не выдаются за доставленные.

Журнал

Кто что делал в программе: входы и неудачные попытки входа, вход с нового устройства, просмотр и запись медданных, добавление и деактивация сотрудников, подключение кассы, выемки и внесения в сейф, возвраты, выгрузка клиентов, изменения настроек, печать документов.

Записи фильтруются по типу события. В журнале хранится факт действия, а не его содержимое: диагнозы, пароли и учётные данные кассы туда не попадают.

Журнал нельзя отредактировать или очистить — в этом его смысл.

---

Дальше: Частые вопросы